Почему маленькие расходы в логистике — головная боль, которую пора убрать

“Мелочь” съедает бюджет. Что такое Tail Spend в логистике и почему это важно

В мире бизнеса, особенно в крупных и средних компаниях, существует категория расходов, которые на первый взгляд кажутся незначительными. Однако, если сложить их все вместе, они могут составить внушительную сумму. Эти траты часто разбросаны по различным отделам и поставщикам, что делает их трудными для отслеживания. В логистике это особенно актуально. Мелкие отправки, которые доставляют одну-две коробки, курьеры, мчащие срочные документы, небольшие партии запчастей, которые нужны “прямо сейчас” — все это относится к так называемым Tail Spend.

Каждая отдельная операция может показаться несущественной. Например, заплатить 5000 рублей за срочную доставку — это не так уж много. Или когда менеджер сам вызывает курьера через приложение. Но когда таких “пустяков” накапливается сотни или даже тысячи в месяц, начинается настоящая головная боль. Контролировать эти мелкие расходы вручную практически невозможно. Они утекают, как вода сквозь пальцы.

Почему эти мелкие траты ускользают от контроля

Ситуация, когда один отдел заказывает доставку, другой — другую, а третий забывает о необходимости отчетности, знакома многим. Эти разрозненные закупки, зачастую сделанные по необходимости или по привычке, создают серую зону, где нет четкого понимания, куда уходят деньги. Управление крупными логистическими партиями обычно организовано более прозрачно — тендеры, контракты, все на виду. А вот с “хвостом” трат ситуация совершенно иная. Нет времени разбираться с каждой мелкой отправкой, и нет человека, который бы свел все данные воедино. В итоге мы видим лишь верхушку айсберга, а основная часть расходов на мелкие доставки остается скрытой. Это похоже на ситуацию, когда вы закрываете большой кран, а из десятка маленьких все равно капает.

Как навести порядок? Подход Versta к “хвостовым” расходам

Навести порядок в этих мелких, но надоедливых расходах — задача непростая. Однако современные технологии могут прийти на помощь. В Versta мы считаем, что для контроля Tail Spend необходимо сделать его видимым и управляемым, а это возможно только через автоматизацию.

Наш подход позволяет объединить все разрозненные мелкие отправки в единую систему. Теперь каждый сотрудник, которому нужно что-то отправить, не ищет первого попавшегося курьера или службу доставки, а заходит в одно место. Там он видит все доступные варианты, их стоимость и сроки.

Это дает несколько преимуществ. Во-первых, вы начинаете видеть все свои мелкие логистические расходы в одном месте. Во-вторых, система может подсказать или даже выбрать наиболее выгодный вариант для конкретной отправки. В-третьих, появляется возможность для консолидации грузов, что раньше даже не приходило в голову.

Практические шаги, чтобы уменьшить расходы на мелкие отправки

Первый шаг — признать проблему. Да, эти траты существуют, и они заметны. Второй шаг — собрать данные. Попробуйте в течение нескольких недель фиксировать все мелкие отправки по компании. Это может быть болезненно, но результат будет показателен.

Далее — время действовать. Вот как можно подойти к этому с помощью Versta:

• Централизация запросов. Все запросы на мелкие доставки проходят через одну точку — платформу Versta. Менеджер заполняет простую форму, а система сама подбирает перевозчиков и считает стоимость.

• Автоматический выбор лучшего варианта. Наша система, используя данные по тарифам, может выбрать наиболее выгодную или быструю доставку для конкретного случая. Больше не нужно вручную сравнивать предложения десятка служб.

• Консолидация там, где это возможно. Система видит все предстоящие отправки. Если есть несколько мелких заказов по одному направлению, она может предложить их объединить, что сразу снижает расходы.

• Прозрачный контроль затрат. Вы видите, сколько и на что потрачено. Появляется аналитика по мелким отправкам, которой раньше не было. Это позволяет принимать взвешенные решения, а не действовать наугад.

• Управление перевозчиками. В одном месте собраны все ваши контрагенты по мелким отправкам. Легко управлять договорами и следить за качеством их работы.

Налаживая бизнес-процессы таким образом, вы не только берете под контроль непредвиденные закупки и расходы на доставку, но и упрощаете работу сотрудников.

Что Вы получите? Не просто экономия, а новый уровень управления

Результат работы с Tail Spend – это не просто сокращение затрат на бумаге. Это реальные деньги, которые остаются в компании. Вы получаете полный контроль над тем, куда уходит каждый рубль, связанный с мелкими отправками. Повышается прозрачность всех логистических операций.

Такой подход напрямую ведет к увеличению прибыли, ведь Вы перестаете сливать бюджет на хаотичные и неуправляемые доставки. Это и есть настоящая экономия средств, основанная не на урезании необходимого, а на наведении порядка и применении правильных инструментов. Фактически, Вы переходите от тушения пожаров к планомерному управлению.

Технологии здесь играют роль проводника и помощника. Они берут на себя рутину и позволяют увидеть картину целиком, найти те самые точки, где деньги утекали незаметно. Маршрутизация становится умнее, аутсорсинг мелких доставок – контролируемым. Все это звенья одной цепи под названием “управление логистикой”, где каждый элемент работает на общую цель.

Готовы навести порядок в своих расходах на логистику?

Если Вы устали от ощущения, что часть бюджета просто испаряется, если хотите перестать гадать, сколько на самом деле стоят Ваши мелкие отправки, пришло время действовать. Начните с малого – узнайте, как Versta может помочь именно Вам. Сделать первый шаг к прозрачности и реальной экономии проще, чем кажется.